Friedrich-Ebert-Stiftung: Onboarding leichtgemacht

Die FES ist die älteste politische Stiftung Deutschlands. Benannt ist sie nach Friedrich Ebert, dem ersten demokratisch gewählten Reichspräsidenten. Als parteinahe Stiftung orientiert sie ihre Arbeit an den Grundwerten der Sozialen Demokratie: Freiheit, Gerechtigkeit und Solidarität. Als gemeinnützige Institution agiert sie unabhängig und möchte den pluralistischen gesellschaftlichen Dialog zu den politischen Herausforderungen der Gegenwart befördern.

Über 1500 Mitarbeitende engagieren sich in den Zentralen in Bonn und Berlin, in bundesweit 15 Landes- und Regionalbüros - Standorte in Deutschland - sowie in mehr als 100 Auslandsvertretungen - Standorte International.

Um die Stiftungsarbeiten bestmöglich zu unterstützen, wurden in Zusammenarbeit mit der Decadis AG die Atlassian-Produkte Jira und Confluence in einigen Stiftungsbereichen eingeführt und durch den zielgerichteten Einsatz von Apps, wie Jira Workflow Toolbox, ScriptRunner, Refined for Jira sowie Assets an die eigenen Prozesse angepasst. Dabei unterstützt die Decadis AG in partnerschaftlicher Zusammenarbeit seit über 5 Jahren sowohl als technischer und fachlicher Support, als auch in zielgerichteten Projekten, um die Nutzung der Atlassian-Software intern stets weiter zu optimieren und den wechselnden Anforderungen gerecht zu werden.

Besondere Herausforderungen & Anforderungen

Bis zur Umsetzung mit Jira, wurde das Onboarding im internationalen Umfeld so gelebt, dass Mitarbeiter an den internationalen Standorten für neue Mitarbeiter eine Excel-Datei ausgefüllt haben, welche aufgrund der fehlenden Validierungsmöglichkeiten fehleranfällig gewesen sind. Die Dateien wurden per E-Mail ausgetauscht und fehlende Informationen wurden per E-Mail abgefragt. Nachdem alle Daten gesammelt wurden, wurde aus der Excel-Datei ein CSV-Export generiert, welcher per PowerShell in das Active Directory importiert wurde.

Die besondere Herausforderung beim internationalen Onboarding bestand darin, den schon lange gelebten Prozess durch Jira abzulösen.

Die Anforderung war, diesen Prozess in Jira möglichst einfach umzusetzen. Dabei sollte den internationalen Mitarbeitern eine sehr einfache Erfassungsmöglichkeit bereitgestell werdent und die Kommunikation sollte für das IT-Team transparent an einer zentralen Stelle abrufbar sein.

Zitat von Stoyan Zlatev der FES

"Zusammen mit der Firma Decadis haben wir komplexe Prozesse in Jira Service Management implementiert. Wir sind von der Professionalität und Zuverlässigkeit der Firma Decadis vollkommen überzeugt. Auch in der Zukunft werden wir die Zusammenarbeit in weiteren spannenden Projekten fortführen."

Lösungen

Der Kern der Lösung ist, die bereits bestehenden Möglichkeiten innerhalb von Jira zu nutzen. So wurden die Mitarbeiterdaten aus dem Active Directory per Import in Assets zur Verfügung gestellt, damit sämtliche Mitarbeiterinformationen auch in Jira verwendbar sind. Für die internationalen Mitarbeiter wurde eine sehr leichtgewichtige Oberfläche mittels Jira Service Management (JSM) geschaffen, in welchem sämtlichen relevanten Daten für das Onboarding neuer Mitarbeiter bereitgestellt werden.

Durch die Mitarbeiterdaten in Assets und das Vorbelegen von Asset-Feldern in der Erfassungsmaske mittels ScriptRunner, muss der erfassende Mitarbeiter nur noch fachliche Abweichungen hinterlegen.

Anschließend geht der Vorgang durch eine fachliche Prüfung der Informationen, an welcher Stelle auch nochmal eine Kommunikation mit dem Erfasser erfolgen kann. Nach erfolgreicher fachlicher Prüfung erfolgt noch eine Prüfung seitens der IT-Abteilung, damit die Feldwerte AD lesbar hinterlegt sind.

Ist die Prüfung seitens der IT-Abteilung erfolgt, wird automatisch eine CSV-Datei in einem Verzeichnis erstellt, welche auf Abholung durch einen PowerShell-Dienst wartet. Der Vorgang steht in diesem Zustand nicht zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Sobald der Mitarbeiter im Active Directory angelegt und in Jira synchronisiert wurde, erkennt eine Automation Rule der Jira Workflow Toolbox den existierenden Benutzer und schiebt den Vorgang zur weiteren Bearbeitung an einen internationalen Administrator weiter.

Nachdem die letzten Schritte abgearbeitet wurden, ist der Onboarding-Vorgang abgeschlossen.

Fazit und Perspektiven

Die Atlassian Produktpalette unterstützt bei der Friedrich-Ebert-Stiftung insbesondere im Bereich der Personalprozesse, Planung von Veranstaltungen aber auch darüber hinaus in immer mehr Referaten erfolgreich die tägliche Arbeit. Dabei ersparen insbesondere die individuellen Anpassungen und Automatisierungen viel Arbeit und sichern gleichzeitig die Einhaltung von Prozessvorgaben ab.

Der Mehrwert der Atlassian Produkte wurde erkannt und soll perspektivisch in immer mehr Referaten Einzug halten. Dabei erfolgt der Einsatz Stand heute fast ausschließlich für interne Prozesse. Die Möglichkeiten des Portals sind bei weitem noch nicht ausgeschöpft und so werden in Zukunft weitere Unternehmensprozesse folgen.